Подготовка графических справочников

Этот меморандум был представлен на подпись главе отдела, который зани­мается подготовкой и выпуском графических справочников. Справочники состо­ят из графиков, отражающих деятельность компании в самых различных направле­ниях за предыдущий период: график конфигурации уровня продаж, график конфигурации издержек и прибыли и т.д. Они полезны для менеджеров среднего звена, интенсивно использующих Подготовка графических справочников их при подготовке презентаций для топ-менеджеров.

Ситуация, которая была описана в меморандуме, складывалась очень неудовлетворительно. Главу отдела замучили ошибки в графиках. Приемущественно они появлялись в процессе работы над составлением графиков, а конкретно:

Ошибки могли появиться во время сбора и ввода инфы, начальные характеристики нередко были неполными либо представлялись Подготовка графических справочников не впору. Графики обрабатывались с запозданием, так что не хватало времени поправить заме­ченные ошибки. Но даже если графики были полностью точны, когда подшива­лись в сводные справочники, новенькая неувязка все таки появлялась. Ее порождали сами менеджеры-заказчики: по любым суждениям они могли внезап­но решить, что Подготовка графических справочников график нужно поменять, чтоб он стал понятнее либо изображал прибыльную для презентации тенденцию. В этих случаях менеджеры даже не информировали отдел, работающий над графиками, о предполагаемых либо внесенных конфигурациях.



Рассматриваемый нами отдел отвечал за выпуск 4 справочников. По скольку при выпуске 1-го из их для сбора инфы употреблялся супермощный компьютер, управляющий отдела Подготовка графических справочников рассудил, что с этой же целью его можно использовать и для других справочников.

Система генерирования графиков

В конце концов, управляющий решил, что более комфортной была бы сис­тема вроде последующей:

Предполагаемая система

Глава отдела попросил собственного наилучшего ассистента написать доклад высокому управлению, которое понимало об этой дилемме, чтобы уверить начальство Подготовка графических справочников в не­обходимости конфигураций. В конечном итоге появился документ, приведенный на рис. 35.

В документе говорилось примерно последующее:

Ситуация = На этот момент мы отвечаем за выпуск справочников.

Затруднение = Есть некие препядствия, с которыми мы сталкива­емся из-за передачи данных.

Вопрос =?

Ответ = Это имеющийся процесс выпуска справочников.

Этот Подготовка графических справочников блок - описание системы генерирования графиков (вы­вод на локальные компы) и надлежащие про­блемы.

Задачи являются следствием неэффективности процес­са, который нужно сделать лучше, устранив излишние этапы. Когда вам будет комфортно, можем ли мы обсудить наилучшие ва­рианты?


Рис. 35

Кому:

От кого:

Тема доклада: Сроки и процесс выпуска графических справочников.

Как Подготовка графических справочников вы понимаете, ответственность за создание 4 справочников с гра­фическими материалами перебежала от Департамента корпоративного планиро­вания к Департаменту денежного анализа. Цель этого доклада — очертить главные задачки/препядствия, которые появились вследствие передачи дел.

Процесс производства

Чтоб ясно описать эти задачки, кратко опишем этапы существую­щего сейчас процесса подготовки и выпуска Подготовка графических справочников справочников. Они таковы:

1. Сбор данных. Основными источниками данных являются наружные докла-ды отфилиалов («отчетные формы»), внутренние документы подразделе-ний и устная информация, поступившая по телефону.

2. Обработка данных для построения графиков и схем. Содержит в себе руч-ные подсчеты, сведение данных на суперкомпьютере (генерация начальных графиков). К примеру, сведение 13 характеристик доходности Подготовка графических справочников, издержек, процентных характеристик (реклама и маркетинг как % от нетто-продаж).

3. Переводданных в формы, доступные для обработки компом. Отдел Джона Бренана обрабатывает и вносит начальные данные в требуемые форматы и уточняет их с учетом вновь поступившей инфы. В про- цессе употребляется одна компьютерная страничка для каждого графика, но обычно Подготовка графических справочников в график врубаются в среднем две единицы новых данных — ре- альные данные и сводка по 13 показателям. После построения графика эта форма ворачивается для обновления в единую базу данных для построе- ния цветных графиков и схем.

4. Проверка данных. Контроль за правильностью данных и точностью под-считанных характеристик.

Задачки

Основная задачка - сделать Подготовка графических справочников целостную систему контроля, охватывающую про­цесс полностью: от получения начальных данных до выпуска цветных графиков. Перенос ответственности на аналитический отдел только усложнил делему, потому что сейчас в процесс подготовки будет нужно ввести еще 1-го сотрудника. Он станет еще одним слабеньким звеном в фрагментированном процессе.

Чтоб обосновать это, очертим процесс Подготовка графических справочников подготовки справочников и связан­ные с ним трудности. Главные подсчеты для подготовки справочников требу­ют обработки огромных массивов данных для построения более чем 13 графиков для каждого отдельного региона и поэтому хранятся в основном компьютере ком­пании.

Основными источниками данных для корпоративной базы справочников являются данные филиалов и отделов, которые поступают в Подготовка графических справочников главный компьютер из местных сетей. Эти данные подсчитываются, обрабатываются и используют­ся для построения графиков. В конечном итоге корпоративный компьютер выдает исход­ники для цветных графиков. Отдел, занимающийся графикой, вводит данные и распечатывает графики.


Рис.35. (Продолжение)

Как видно из описания, в процессе участвуют сотрудники филиалов и Подготовка графических справочников 3-х Де­партаментов компании — планового, аналитического и информационных тех­нологий. Данные в той либо другой форме вводятся в компьютерные системы более 3-х раз. Таким макаром, мы сделали своими руками очень неэффек­тивную систему и прирастили возможность появления ошибок, разбив ра­боту со справочниками на маленькие части и включив в нее очень много Подготовка графических справочников сотруд­ников.

Вот некие трудности, которые появились в связи с этими недочетами:

- Несопоставимость данных за периоды, несопоставимость данных, получен­
ных из регионов.

— Неверный подсчет переменных издержек имеющейся компьютерной
программкой.

- Не поддающиеся объяснению конфигурации данных, которые были за ранее свере­
ны и откорректированы.

— База данных не дополняется либо не Подготовка графических справочников учитывает вновь поступившую инфор­
мацию. В итоге ее приходится вводить вручную в компьютер в по­
следний момент.

Обобщенная оценка

Большая часть заморочек появляется из-за громоздкости и неэффективности все­го производственного процесса. Фрагментация приводит к тому, что ни один сотрудник не держит под контролем данные с начала до конца. В Подготовка графических справочников итоге появляются «теневые области» введения данных, ответственность за которые ни на кого непосредственно не возложена. Риск внесения ошибок растет при переходе от 1-го шага в производстве графиков к другому.

Процесс выпуска справочников остро нуждается в «спрямлении» как по от­ношению к производству определенных книжек, так и по отношению к обработ­ке Подготовка графических справочников данных в компьютерной системе компании и подсчету 13 характеристик. Пер­сонал, занятый созданием справочников на данный момент, не может обеспечить эти конфигурации и настоящее управление процессом в целом.

Когда вам будет комфортно, можем ли мы обсудить наилучшие варианты?

Не считая безграмотного вступления в этом документе можно найти боль­шое количество Подготовка графических справочников и других ошибок: порядок действий в процессе составления гра­фиков описан не на сто процентов, препядствия имеющейся системы генерации гра­фиков на суперкомпьютере не выделены со всей очевидностью. Но самое главное - нет и упоминания о сущности конфигураций, которые нужно произ­вести, чтоб перейти к более действенной системе подготовки и Подготовка графических справочников составления графических справочников.

Невзирая на эти тривиальные недочеты и на неточное определение про­блемы, вы сможете выделить в представленном документе сокрытую идею о дей­ствиях, которые нужно сделать для исправления ситуации. Следуя «правилам огромного пальца», вы бы выстроили этот доклад вокруг конфигураций и отстаивали бы ваши Подготовка графических справочников предложения, указывая на сравнительные беспомощности су­ществующей системы и на ее неработоспособность в целом.

Наглядно представив разницу меж состоянием «до» и состоянием «после», просто установить в точности, какие конкретно конфигурации следовало бы внести:


• сделать систему, позволяющую передавать данные впрямую на корпо
ративный суперкомпьютер,

• сделать надежные рабочие процедуры для построения графиков на Подготовка графических справочников локальных сетевых компьютерах,

• возложить на менеджеров, вносящих конфигурации «в последний момент», обязанность докладывать о их до использования этих конфигураций на презентациях.

Изложив эти главные суждения, вы сформируете главную линию ут­верждений волшебной пирамиды (рис. 36). Они нужны конкретно на этом логическом уровне, чтоб ответить на основной вопрос доклада: «Какие изме Подготовка графических справочников­нения следует произвести, чтоб в дальнейшем избежать имеющихся ошибок?»

Уже тут очевиден тот метод, который поможет организовать информа­цию во Внедрении таким макаром, чтоб читатель сам пришел к обозначенному выше вопросу. Возможному читателю - Большенному Боссу - нужно всего только напомнить, что он знает о дилемме, что он просил выложить кор­ректирующие Подготовка графических справочников суждения письменно и что конкретно этому и посвящен данный доклад.

Почти всегда, затратив минимум усилий, мы можем удовлетво­рительным образом описать ситуацию, порождающую делему, и тот спо-

Рис.36


соб, с помощью которого она может быть сравнимо просто разрешена. И то, и другое нужно нам для написания Введения Подготовка графических справочников в документ и для выбора направления анализа.

Но, анализируя что-либо, вы будете создавать и вспомогательные мыслительные структуры. На данный момент мне бы хотелось разглядеть некие из их.


podgotovka-dannih-k-analizu.html
podgotovka-derevyannoj-zagotovki.html
podgotovka-detej-k-shkole-razvitie-rechi-logicheskogo-mishleniya-i-poznavatelnih-sposobnostej-doshkolnikov-s-elementami-obucheniya-gramote-i-ispolzovaniem-matematicheskogo-materiala.html